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队伍管理之我见--------一线队伍副职设置的必要性分析

发布时间:2019-11-29 10:14:18     浏览次数:

副职,是与“正职”相对、仅次于正职的职位。不可否认,副职是配角,含有居次要地位的一面;但同时,副职又含有主角,居主要地位一面。副职的设置,对于企业的日常运作以及后期发展有着至关重要的作用,可以提高企业运作效率、提高资源使用率以及激励企业员工等。现有人防保安公司一线队伍组织建构基本还是按照项目部(事业部或市场部)经理、大队长、中队长、保安班长(分队长)的形式设置,对于是否设置副职,各单位情况不一。正、副职的设置本身就是工作的需要,是为达到某种目标所进行的合作与分工。队伍规模是影响企业组织设计的重要因素,队伍的规模不同,其内部结构也存在明显的差异,随着队伍规模的不断扩大,队伍人数逐渐增多,队伍管理工作的内容日趋复杂,专业分工不断细化,这些都会直接导致组织架构复杂性的增加;企业规模越大,需要协调与决策的事物将会不断增加,管理幅度就会越大;但是,管理者的时间和精力是有限的。这一矛盾将促使企业增加管理层级并进行更多的分权,一线队伍设置副职的必要性逐渐增加。特别是个别正职岗位对公司的安全具有重要影响的,如能恰当设置副职,明确其职责分工,定期对正副职调岗换防,避免形成利益体、小圈子,即可有效起到监督和牵制作用,又能避免僵化,利于创新,培养、储备人才。打造一支想干事、敢干事、能干事的铁军队伍,同时有利于构建推进不敢腐、不能腐、不想腐的体制机制。 

一、一线队伍副职的类型 

首先,分析保安人防一线队伍的副职,其类型一般包括如下几种:

第一种是设置项目部副职。在规模较大的人防公司一般都设有项目部,副职同项目经理合理分工,协助项目经理抓好各大队工作,以便减轻项目经理的管理负担,缩小项目管理层的管理幅度,从而对各大队一般性事务能够快速决策,同时也可以协调这些大队资源共享或者协同工作,这也是在人防企业中最常见的。

第二种是设置大队副职。有一些规模较小公司不设置项目部,公司直接管理大队,每个大队一般在200人以上。大队长责任重大、工作繁杂,要对应落实公司各个部门工作,同时负责市场开发、费用收缴、客户维护、队伍管理等等事项。大队不设副职的优点是:结构比较简单,责任分明,命令统一。缺点是:它要求大队长通晓多种知识和技能,亲自处理各种业务。这在业务比较复杂、队伍规模比较大的情况下,把所有管理职能都集中到最高主管一人身上,显然是难以胜任的。因此,一人负责制只适用于人数较少的队伍,对人数较多、管理比较复杂的队伍并不适宜。正职因为精力有限,对于一般的事务难以快速决策,需要设置副职分工协同负责,大队副职一般有工作能力较强的中队长兼任,不单独设立。

第三种是设置中队副职,中队人数应在100人以下,不能过于庞大,中队长一般主抓队伍管理,负责队伍的学习培训、日常管理、一般客户的维护、信息的报送整理等等,另外随着社会和经济的发展,市场对于安全防范需求的逐渐增多,各种商业活动、大型赛事、政府安全维稳等临时性勤务都需要从保安公司抽调人员,中队长如果带队参加临勤,中队日常工作就无人处理,因此,需要设置副职,中队副职应选择年轻、文化程度高、能长期从事保安工作的班长(分队长)兼任,同时兼任团支部书记,不单独设立。

第四种是企业在特定的时期为了推进某一项重要的工作,设置副职岗位,体现公司对该项工作的重视,同时也是为了负责该项工作的人在更高层面协调关系。

第五种是因为某个行业或者某个项目部的战略地位比较重要,或者业绩占到整个公司比较大的比重,则提拔该行业或者该项目部的负责人兼任上一级的副职。

第六种是因为公司的短期需要,为了安置某些对公司比较重要的人物,可能暂时没有合适的岗位,但是仍然需要保留。这些人被从业务部门正职的位置上换下来,被任命为负责某几个项目部,而这些部门本来就是互相独立的,直接向公司汇报。这样的副职一般没有直接管理的部门,主要是为储备人才而设置。

最后一种就是基于个人贡献的晋升,比如某个人长期为公司作出贡献,但是也不适合赋予更多的职责,这时候也可以晋升其为上一级副职,但是管理范围不变。

二、设置副职的目的和作用

01

提高管理效率

副职是保安人防公司一线的管理层,所以在队伍内部具有一定的地位,享有一定的决策权。当正职直接管理的下属太多、管理幅度太宽、工作内容太繁重时,往往就需要通过设置副职来分担工作任务。副职可以就一般性非核心事务快速决策,无需事事通过正职,提高了管理效率,也使得正职可以关注更加核心的事务。而且,在他们的统一领导下,相邻的部门可以资源共享;再者一线队伍的副职一般都是兼职,节约了公司的费用,提高了工作效率。

02

培养和储备后续人才

随着人力资源市场化程度的提升,人才流动越来越频繁。当正职岗位出现空缺时,如果企业对接替人员没有事先培养和储备,临时找人顶替,往往会对工作效率和效果产生严重影响。通过设置副职,可以有效弥补和缓解这个问题。由于副职岗位离正职比较近,在日常工作中对正职的协助、支持比较多,因此,副职岗位可以作为培养和储备正职岗位后续人才的一种非常有效的方法。

03

激励作用

对于企业的核心员工,在公司内部最高的职业理想就是进入公司的管理层,能够名列领导层的名单。如果通过给予一个副职的头衔,可以激励他们,甚至激励更多的没有得到副职头衔的员工,增加工作效率,增加他们对公司的忠诚度。

04

监督和牵制正职

在人防企业中,一线管理层对企业的平稳和安全运营起着非常重要的作用,如果这些岗位上的人员发生流动或者出现违规操作,可能会对企业造成重大损失。为了避免这种情况的出现,不少人防企业通过设置副职来监督和牵制正职,以达到保障企业平稳和安全运营的目的。


三、如何设置副职

1.正确分析和评估正职工作

恰当设置副职可以分担正职工作。首先,通过分析正职岗位的工作职责、工作任务、工作流程等,有效地评估正职的工作用时和工作量。其次,评估工作难度。在企业中,有的部门的正职会同时兼管好几项相关性不大的工作,面临相当大的挑战。这时就可能需要通过设置副职的方式,来分担正职某一方面的工作。最后,考虑正职岗位人员的工作能力。人的能力不同,能够管理的事务、幅度也是不同的,因此,在评估工作量和工作难度后,还必须评估在岗正职的工作能力,在无法撤换现有岗位人员时,可能需要通过增设副职来分担工作任务,相反,一个能力强的正职可能不需要副职。

2.做好人力资源规划工作

恰当设置副职以培养和储备后续人才。科学的人力资源规划是保障公司人力资源需求的重要手段。通过分析公司未来发展战略对人力资源的需求和人力资源的现状,能够发现未来一段时间内公司的人才缺口,并根据人才缺口制定恰当的培养计划和招聘计划。

3.正确分析岗位特点

恰当设置副职以监督和牵制正职。对于是否需要通过设置副职来监督和牵制正职,必须在分析正职岗位的特点后才能决定。通过研究正职岗位每项工作职责可能对公司产生的影响,可以明确哪些正职岗位对公司的安全具有重要影响。再在此基础上恰当设置副职,就可有效监督和牵制正职。

4.副职设置过程中带来的问题及解决方法

现今随着企业管理体制的深入发展,为了适应日益变化的公司机构职能的需要,部分职能部门根据需要适当地增加了领导职数,这其中有的是临时性的任务需求、有的是兼职过渡性的,但更多的却是一种长期性的计划安排,所以有时会引发副职过多的问题,从而导致一些弊病的发生。

一是违背了机构精简的原则和效率,导致了制度、规章人性化地发展,更是影响了企业管理体制改革的发展。二是滋长了官僚主义思想作风。副职多,往往导致领导成员职责内涵的同一和重叠,无形中增加了工作之间相互协调和统一,容易形成相互之间的攀比和矛盾。三是影响了办事效率。过多的副职往往形成过多的分工领导,使相关部门之间、领导之间职责含混,遇事相互推诿,讨论问题往往是众说纷纭,贻误良机。四是不利于管理人员的成长与发展。过多的副职往往容易形成虚职,有名无实,有的副职长期不承担任何任务,凡事依靠正职的领导与决策,这也大大降低了他们工作的独立性和责任感。

克服以上问题的几点措施:

首先,要进一步改革企业人事制度体系,切实解决并落实企业员工晋升、惩罚机制,要在人员考核、任免制度、工作效率、监督体系等制度措施方面有所改进和突破。如在实施领导干部的聘任制度时,就要首先解决领导人员职务和待遇上的“上升下降”问题,任期内领导干部可享受相应的工作待遇(但不是特权),聘任到期则解除所享受的相应待遇,享受正常福利待遇。

其次,要从科学发展观的核心、要求和方法来认识滥设副职的危害性,特别是要使公司领导干部在思想认识、实际行动中牢牢把握这一核心内容,思想认识提高了,个人发展观念转变了,这样才能更加有效地促进行政管理体制改革的发展。

再次,要认真清理过多的副职。应当从上至下对各级部门的副职情况进行认真调查清理,清理的目的、要求、态度要明确。凡是不符合公司规定和组织程序提拔的就坚决纠正;对那些徒有虚名、有弊无利或弊多利少的副职应予以取消;对那些因人设职、设事的副职,可设可不设的副职,应尽量减少和根本不设。

第四,要科学合理地设置副职的职数,并依规执行。人防一线队伍副职的设置应严格与队伍人数或服务费挂钩,根据人数设定编制,并严格规定审批程序,凡编制内的副职按照规定程序审批,凡超过编制的副职,则应报请更高一级的组织审批。对未经上级组织部门的允许擅自增加的副职,要坚决改正。坚决杜绝有令不行,有禁不止,视制度为儿戏的越轨行为。华为总裁任正非对正副职选拔和培养的标准是这么说的:“正职必须要敢于进攻,是狼的标准;副职一定要精于管理,是狈的行为。”正职能清晰地理解公司的战略方向,对工作有周密的策划,有决心,有意志,有毅力,富于自我牺牲精神,能带领团队,不断实现新的突破。这就是“狼”的标准。副职一定要通过精细化管理,来实施组织意图,这就是“狈”的行为。任正非总是可以把艰涩的管理理念通过更容易让人理解的方式表达出来,从流传千古的“狼狈为奸”的寓言故事当中解析出管理内涵,那是因为他的想法不但来自于华为的实践,而且也带着任式的个人哲学。任正非对人的能力与要求,相信对每个企业管理层来说,都值得学习和思考。同时,如何避免狼狈为奸危害企业,也提醒企业管理层在关键岗位的任用上一定要规范流程,严格审批,定期轮岗。

最后,用《流浪地球》中的一句话结束本文:管理千万条,用人第一条,用人不到位,员工两行泪!


赵自深


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